Servicios ofrecidos
Tal y como marca el art.20 de Ley de Propiedad Horizontal, las tareas del administrador se resumen en el siguiente concepto: Velar por el buen régimen de la casa, sus instalaciones y servicios, y hacer a estos efectos las oportunas advertencias y apercibimientos a los titulares. Preparar con la debida antelación y someter a la Junta el plan de gastos previsibles, proponiendo los medios necesarios para hacer frente a los mismos. Atender a la conservación y entretenimiento de la casa, disponiendo las reparaciones y medidas que resulten urgentes, dando inmediata cuenta de ellas al Presidente o, en su caso, a los propietarios. Ejecutar los acuerdos adoptados en materia de obras y efectuar los pagos y realizar los cobros que sean procedentes. Actuar, en su caso, como secretario de la Junta y custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad. Todas las demás atribuciones que se confieran por la Junta.
Para poder llevar a buen término dicho cometido, nuestro despacho les ofrece:
PLAN DE INGRESOS Y GASTOS. Anualmente, y bajo las tutela de la Junta de gobierno, se hará un estimación de ingresos y gastos concernientes al ejercicio en cuestión. En el apartado de gastos estudiaremos todas aquellas partidas susceptibles que se produzcan durante un año (limpieza, conservación de ascensor, seguros, portería, posibles reformas o gastos de conservación). Con estás partidas estableceremos los ingresos necesarios para poder llevar a término cada una de los gastos presupuestadas.
GESTION Y PUESTA AL DIA LIBRO OFICIAL DE ACTAS, de la comunidad, incluyendo su tramitación registral inicial, la transcripción de acuerdos y recogida en domicilio de las firmas que sean necesarias.
GESTION HACIENDA. Ayuntamiento y Gestión Catastral. Alta de la comunidad ante Hacienda, solicitud CIF, tramitación documentos oficiales, petición de vados, licencias de obras…..
CUSTODIA DE DOCUMENTOS. Como administradores de la comunidad en nuestro cometido se encuentra la custodia y conservación de toda la documentación pertinente a su comunidad, haciendo la función de secretario de la comunidad.
CONFECCION DE LAS CONVOCATORIAS A JUNTAS GENERALES, ORDINARIAS Y EXTRAORDINARIAS DE LA COMUNIDAD, CON ASISTENCIA A LA JUNTA, por personal cualificado. Posterior redacción de la correspondiente ACTA sobre los acuerdos adoptados en dicha Junta.
PROXIMIDAD. Desde nuestro despacho, y al menos 1 vez al mes, el administrador o alguien de su equipo de trabajo, se acercará a la comunidad para ver posibles incidencias y comentar con el Presidente o Vocales asuntos pendientes en la comunidad. Este servicio nos permite actuar con mayor eficacia, celeridad y profesionalidad, dado que prevenimos la mayoría de los problemas antes de que se produzcan. Con estas visitas mensuales, podemos seguir de cerca y controlar adecuadamente la limpieza, mantenimiento general, incidencias, reparaciones, obras, etc. Estaremos tan pendientes de su comunidad como usted lo está de su hogar.
CALIDAD EN EL SERVICIO. Deseamos garantizar a todos nuestros vecinos que siempre cumpliremos con los estándares de calidad en el servicio que ustedes contrataron inicialmente. Si, en cualquier momento consideran que no estamos cumpliendo debidamente, ponemos nuestro contrato a disposición de la Junta de Propietarios.
CALIDAD SERVICIO PROVEEDORES, una vez iniciado cualquier servicio por un proveedor o empresa externa a la comunidad, nuestra misión es la de controlar que la calidad indicada por este proveedor sea la adecuada, sin permitir en ningún momento que no se ciña a los estándares de calidad sobre dicho servicio.
CONTABILIDAD DE SU COMUNIDAD. De acuerdo con el plan general contable, llevar un seguimiento detallado de las cuentas de ingresos y gastos; cuentas bancarias, pagos a proveedores, cuantía pendientes de satisfacer, morosidad (procedimientos monitorios para el cobro de morosos).
LIQUIDACIONES TRIMESTRALES. Aplicar según estatutos (coeficientes, igualdad, según estatutos comunidad) las liquidaciones trimestrales de gastos. Detallar en facturas trimestrales dichos gastos, reuniéndonos siempre con el Presidente para su aprobación y orden de emisión de recibos o cobros a administrados sin domiciliación de recibos.
LIQUIDACIONES A LA SEGURIDAD SOCIAL Y LAS QUE FISCALMENTE PROCEDA. En el caso de disfrutar en su comunidad de portería u otros profesionales del mantenimiento de la comunidad, nuestro despacho, practicara los pagos pertinentes a Seguridad Social y cuando proceda, por actuación de profesional cualificado, las liquidaciones fiscales oportunas.
OCUPARSE DE LA RELACIONES LABORALES con los empleados de la finca, aplicando las normas de convenio y las modalidades contractuales más favorables para cada ocasión.
INFORMACION PUNTUAL Y TRANSPARENCIA de todo lo acontecido en la comunidad, a nivel económico así como lo referido a actuaciones en la comunidad, reparaciones, obras, mejoras, etc. En general, se informará cada dos meses al Presidente y Vocales, y cada cuatro meses a la Junta de Propietarios. En el plano económico se indicará el presupuesto ejecutado, desviación del mismo, etc. Asimismo, se podrán establecer reuniones trimestrales con el Presidente y Vocales, a fin de consensuar y programar las actuaciones a realizar durante el siguiente período.
SEGUIMIENTO DE AVERIAS, REPARACIONES hasta que sean finalizadas, dando cuenta del resultado al Presidente y Vocales y, en todo caso, al propietario que comunicó el aviso.
DAR CUENTA DE SINIESTROS A LAS COMPAÑIAS DE SEGUROS. Tras el siniestro, avisar de forma urgente al perito del seguro para la evaluación del siniestro y reparación del mismo
SEGUIMIENTO CERCANO DE LAS TAREAS PERIODICAS DE LIMPIEZA Y MANTENIMIENTO DE LA COMUNIDAD. Consideramos la limpieza y mantenimiento de su comunidad como algo prioritario en nuestras revisiones, por lo que seguiremos de cerca las labores tanto del personal encargado como de la empresa contratada al efecto.
SEGUIMIENTO DILIGENTE DE VECINOS MOROSOS. Queremos resaltar la necesidad de que todo vecino sea consciente de la importancia de contribuir a los gastos comunitarios. A tal efecto, se seguirá un protocolo de actuación, por el que se avisará por teléfono y se visitará en el domicilio, a la hora que sea necesaria, al vecino moroso para poder llegar a un acuerdo con el mismo. En cualquier caso, en el plazo máximo de 3 meses desde que se produjo el primer impago sin que haya acuerdo con el vecino moroso, se procederá a convocar Junta Extraordinaria de vecinos para la subsiguiente reclamación por la vía judicial.
CRITERIO EMPRESARIAL Y TRASPARENTE, a la hora de tomar decisiones económicas, esto es, la mejor relación calidad/precio. En cualquier caso, siempre se aportarán varios presupuestos y se dará opción a los vecinos a aportar los suyos propios.
PAGOS A PROVEEDORES, consideramos que es importante no demorar en exceso el cobro de los trabajos realizados por parte de los proveedores de bienes y servicios a la comunidad. Por ello, en el plazo máximo de 5 días laborables desde que se da la conformidad a la obra o servicio prestado, el proveedor recibirá el importe de la factura por transferencia bancaria, preferentemente, o por el medio de pago establecido.
SEGURIDAD Y PREVENCION DE RIESGOS LABORALES, somos muy conscientes de su importancia, por lo que siempre ocupará un lugar destacado en nuestros informes periódicos, así como en nuestras prioridades.
PROTECCION DE DATOS CARÁCTER PERSONAL. Ponemos todos los medios de actuación necesarios para que se cumpla la legislación vigente en ese ámbito. Asimismo se contemplan varios protocolos para el acceso y tratamiento de información sensible, de forma que siempre quede garantizada la confidencialidad de los datos de nuestros vecinos, cumpliendo asimismo, con los criterios establecidos por la Agencia Nacional de Protección de Datos.
ASESORAMIENTO JURIDICO EN LA VENTA DE SU ACTUAL VIVIENDA, nuestro despacho, y en concreto nuestro departamento jurídico, a petición de cualquier administrado, ofrecemos la posibilidad de asesorar en tareas jurídicas en la venta o adquisición de su nueva vivienda; impuestos, escrituras, registro, acompañar a Notaria en firma, tasación sobre su vivienda.
SUBVENCIONES. Si necesita la tramitación de alguna subvención para su comunidad o para su propio inmueble (subvención para adecuación de ascensor, rehabilitación de fachadas, etc…), nosotros le asesoraremos sobre cada una de las subvenciones que en la actualidad existen (importes a fondo perdido, tratamiento fiscal de la subvención); informándole de cual se adapta mas a sus necesidades, y ofreciendo la posibilidad de la tramitación íntegra de la subvención (con un mínimo coste).
LIBRO DE MANTENIMIENTO DE COMUNIDADES. Cada comunidad, y motivado por una Ley de reciente aprobación, debe llevar un libro de mantenimiento, en el cual se anota cada una de las acciones realizadas sobre el mantenimiento de su edificio, desde una simple remodelación de patio, hasta una compleja rehabilitación integral del edificio.
INSPECCION PREVIA DEL EDIFICIO, cada vez que iniciamos la gestión en una comunidad, realizamos un estudio sobre la situación del edificio (terrazas, fachada, bajantes de agua, antenas, ascensor, etc…) para determinar las posibles actuaciones que con carácter urgente haya que realizar en la comunidad.